Traiter des documents,à montant fixe
Dix mille baux à revoir avant la clôture, une boîte de courriels à classer, des formulaires numérisés à saisir. L’outil que votre fournisseur ou votre équipe met en place les lit, en tire des champs, une catégorie ou un résumé, et appelle un modèle de langage pour chaque document. Avec Agent Libre derrière, ce modèle est servi au Canada pour un montant fixe par mois, et la date de fin du lot se connaît avant de le lancer.
Parler de vos documentsCe qui coince quand un lot est facturé à l’usage
Trois situations que connaît la personne qui lance le lot.
Le lot ne se budgète pas avant d’être lancé
Personne ne connaît la longueur moyenne des contrats avant de les avoir lus. Facturé à l’usage, le prix des relevés de février ou des renouvellements de juin se découvre à la fin du mois, quand le budget de l’exercice est déjà fermé. L’équipe lance donc un petit échantillon, attend la facture, puis négocie le reste.
Un contrat de cent pages est lu en morceaux
Un bail avec ses annexes ou une convention collective dépasse ce que bien des modèles acceptent d’un coup. L’outil découpe, et la clause de la page 84 qui renvoie à une définition de la page 3 est extraite sans son contexte. Le réviseur reprend ces cas à la main.
Trier ce qui peut partir à l’étranger prend plus de temps que le traitement
Avant d’envoyer un lot à un fournisseur américain, quelqu’un décide quels dossiers contiennent des renseignements personnels et les retire. Pour des dossiers de clients ou des courriels, ce tri se fait dossier par dossier, et il retarde chaque lot.
Vous, votre outil, et le modèle qui lui répond
Votre outil reste le même. Ce qui change, c’est le modèle qui lui répond.
Votre organisation
Vos équipes, vos données et vos règles. Vous décidez ce que l’outil fait, et avec quelles données.
Votre outil de traitement de documents
Le logiciel qui reçoit vos contrats, formulaires et courriels par milliers et en ressort les champs à saisir ou le classement à faire. Votre fournisseur ou votre équipe l’installe et décide ce qu’il doit chercher dans chaque document.
Le modèle qui répond à l’outil
Chaque fois que l’outil a besoin d’une réponse, il appelle un modèle de langage. Ce modèle peut venir de différents fournisseurs. C’est ici qu’Agent Libre intervient.
Ce que change Agent Libre derrière votre outil
L’outil garde la lecture, l’extraction et le classement. Ce qui change se voit à quatre endroits.
La fin du lot se calcule avant le départ
Une vitesse de traitement est réservée pour vous. Le volume du lot divisé par cette vitesse donne la date de fin, et cette date se cale sur le calendrier de votre équipe : un lot qui doit finir avant la clôture trimestrielle se planifie à rebours.
La file attend, la facture ne monte pas
Quand plusieurs lots partent le même jour, les demandes de l’outil attendent leur tour derrière la vitesse réservée, sans coupure ni frais supplémentaires. Le mois des relevés fiscaux coûte le même montant que le mois de juillet.
Un dossier long tient dans une seule demande
Un bail de cent pages avec ses annexes se lit d’un coup, renvois compris. L’outil peut aussi renvoyer le même document une deuxième fois, pour une extraction plus fine ou après un rejet à la validation : le texte relu est inclus dans le forfait.
Données au Canada
Le modèle est hébergé et opéré au Canada. Le tri des dossiers qui ne peuvent pas quitter le pays disparaît, puisque aucun ne le quitte. Les documents ne sont pas conservés au-delà du traitement et ne servent jamais à entraîner un modèle.
Trois règles pour un lot
Un échantillon d’abord
L’audit gratuit de 24 heures à une semaine mesure ce que votre outil consomme chez votre fournisseur actuel, sur un échantillon de documents. La vitesse à réserver et la durée du lot complet se calculent à partir de cette mesure.
Des documents déjà en texte
Le modèle lit du texte. Les PDF numérisés et les photos de formulaires passent d’abord par la reconnaissance de caractères de votre outil.
Douze mois, puis révision
Le montant du mois est écrit au contrat pour douze mois. Au renouvellement, la consommation mesurée le révise, à la hausse comme à la baisse.
Ce que chaque équipe décide avant de brancher l’outil
Quatre décisions se prennent avant de changer le modèle derrière votre outil de traitement.
Prenez deux cents documents déjà traités et validés par votre équipe, faites-les repasser par l’outil avec le nouveau modèle derrière, et comparez champ par champ. Fixez d’avance le taux d’erreur que vous acceptez sur les champs qui comptent, le montant d’un contrat ou une date d’échéance. La bascule du lot complet se décide sur ce résultat.
Vérifiez trois choses dans votre outil : qu’il permet de changer l’adresse du modèle, qu’il convertit les numérisations en texte avant l’envoi, et qu’il redemande un document quand la réponse ne respecte pas le gabarit. Le changement de modèle tient en trois lignes de configuration ; ces trois vérifications prennent plus de temps que le changement lui-même.
Listez les champs qui ne servent pas à l’extraction (nom du signataire, adresse, numéro de compte) et faites-les masquer par la passerelle d’Agent Libre avant l’envoi au modèle. Cette liste vaut pour tout le lot, elle remplace le tri dossier par dossier, et elle sert de base à l’évaluation exigée par la Loi 25. Le détail est sur la page Gouvernance.
Décidez avec les opérations si le lot doit finir en deux semaines ou en trois mois. La vitesse réservée, et donc le montant du mois, dépend de cette réponse. Un lot étalé coûte moins par mois ; un lot pressé coûte plus par mois, mais il se termine avant la clôture.
Ce qu’on nous demande sur ce sujet
Agent Libre fournit-il l’outil de traitement ?
Non. L’outil qui lit vos documents, en extrait les champs et écrit les résultats dans vos systèmes vient de votre fournisseur ou de votre équipe. Agent Libre sert le modèle de langage que cet outil appelle.
La qualité d’extraction tient-elle sur nos documents ?
Elle se vérifie sur vos documents. Mettez dans l’échantillon de comparaison les cas qui font échouer les extractions aujourd’hui : tableaux de plusieurs pages, clauses qui se renvoient l’une à l’autre, annexes numérisées de travers. Le résultat champ par champ sur ces cas décide de la bascule.
Notre volume double l’an prochain. Que devient le forfait ?
Le montant écrit au contrat ne bouge pas pendant les douze mois. Si le volume double, chaque lot prend deux fois plus de temps à la même vitesse. Au renouvellement, la consommation mesurée sert à fixer la nouvelle vitesse et le nouveau montant.
Que voit le modèle de nos documents ?
Le texte que l’outil lui envoie, après le masquage réglé dans la passerelle. Il ne voit ni le fichier d’origine, ni les images, ni les documents que l’outil garde chez vous. Rien n’est conservé au-delà du traitement, et les requêtes ne servent jamais à entraîner un modèle.
Les formulaires manuscrits mal numérisés passent-ils ?
Le modèle reçoit le texte produit par la reconnaissance de caractères. Un formulaire manuscrit mal numérisé donne un texte troué, et l’extraction en souffre, quel que soit le modèle. Mettez ces cas dans l’échantillon de comparaison et prévoyez une validation par une personne pour eux.
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Votre entreprise a deux chaînes d’approvisionnement
La première, vous la connaissez. Des matières entrent, elles sont transportées, entreposées, transformées, livrées. Chaque étape a un fournisseur, un délai, un coût unitaire. Quand la marge se resserre, vous descendez cette chaîne étape par étape, et vous savez généralement où regarder.
La seconde fait circuler de l’information au lieu de matières. Une demande de prix arrive et devient une soumission. Une commande arrive et devient un bon de production, une facture, une livraison confirmée. Un rapport de chantier devient un avenant, ou ne le devient pas. Cette chaîne traverse tous vos départements et elle emploie une partie importante de vos gens.
L’audit de 24 heures à une semaine
On mesure votre consommation réelle chez votre fournisseur actuel : qui appelle quoi, combien ça coûte, et ce qui sort de chez vous. Gratuit, sans engagement, et le rapport vous appartient même si vous n’allez pas plus loin.